회사에서 문서를 작성할 경우 마이크로소프트(Microsoft , MS) 오피스를 사용하는 경우가 대부분일 껍니다. 특히 발표용 자료의 경우 파워포인트 만한 게 없죠. 그런데 보통 발표자료는 혼자만 작성하기 보다는 여러 사람이 나눠서 작성한 다음 합치는 방식으로 하는 경우가 많을 텐데요. 이 경우 다른 사람이 수정한 부분을 눈으로 찾아서 반영하느라 아까운 시간을 버리는 경우가 많습니다.
하지만 파워포인트에서는 이런 부분을 편하게 도와줄 수 있는 '비교' 기능을 제공하고 있습니다. 원본 PPT 파일과 수정된 PPT 파일을 선택하면 서로 다른 부분을 찾아서 보여줍니다. 문서를 작성하는 사람은 변경된 내용을 확인하고 반영할지, 안할지만 선택하면 자동으로 문서에 반영됩니다.
눈으로 변경된 부분을 찾을 때 시각적으로 눈에 띄지 않는 부분은 누락하고 문서를 작성하는 경우가 의외로 많습니다. 파워포인트의 비교 기능을 이용하면 이러한 수정사항도 모두 검토할 수 있고, 수정이 잘못된 경우에는 반영하지 않을 수 있어서 문서 내용이 꼬이는 것을 방지할 수 있습니다.
비교 기능은 '검토' 메뉴 하위에 있습니다. 원본 파일을 연 상태에서 '비교' 버튼을 클릭하면 '현재 프레젠테이션에 병합할 파일 선택' 팝업이 표시됩니다. 여기에서 다른 사람이 수정한 파일을 선택하면 됩니다. 그러면 파워포인트가 자동으로 원본과 수정본 사이에 차이나는 부분을 자동으로 찾아서 목록으로 표시해줍니다.
사용자는 이 중에서 정상적인 수정만 선택해서 원본 파일에 반영하면 됩니다. 슬라이드가 추가/삭제된 경우에는 '축소판 그림' 부분에 위와 같은 버튼이 표시되는데, 이를 클릭하면 변경사항이 반영됩니다. 슬라이드 장표의 세부 변경 사항은 화면 오른쪽의 '수정' 영역에 표시됩니다. 체크박스를 설정하면 변경사항이 반영되며, '세부 정보' 탭에서 변경 내용을 확인할 수 있습니다.
이렇게 '비교' 기능을 이용하면 두 파일 간 차이나는 부분을 쉽게 찾아서 반영할 수 있습니다. 눈으로 찾느라고 고생하지 마시고 '비교' 기능을 활용해보세요!
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